„Akta osobowe pracownika – co musi się w nich znaleźć i jakie są najczęstsze błędy?”

 

Akta osobowe wchodzą w skład szerszego pojęcia jakim jest “dokumentacja pracownicza” – jest ona jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Tworzymy ją osobno dla każdego pracownika, a ich nieprawidłowe prowadzenie może skutkować poważnymi konsekwencjami podczas kontroli.

 

Dokumentacja pracownicza to:

 

Akta osobowe:

 

* A – dokumenty związane z ubieganiem się o pracę,

* B – dokumenty dotyczące zatrudnienia,

* C – dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy,

* D – dokumenty dotyczące kar porządkowych.

 

Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy

 

* czas pracy

* urlop wypoczynkowy

* wynagrodzenia

* odzież robocza

 

Najczęstsze błędy to:

 

* brak wymaganych dokumentów,

* nieprawidłowa segregacja,

* brak aktualizacji dokumentacji,

* przechowywanie danych niezgodnie z przepisami RODO.

 

Warto pamiętać, że:

 

* dokumentacja musi być kompletna,

* dostęp do niej powinien być ograniczony,

* powinna być prowadzona na bieżąco.

 

Dobrze prowadzone akta osobowe to nie tylko obowiązek, ale również zabezpieczenie pracodawcy w przypadku kontroli lub sporu.